彼思动画曾因内部太官僚陷低潮？　3点作借镜打造积极办公室文化

美国政府的员工，申请卫生纸要花多少时间？答案是6个月。你得先提出申请，填妥问题评估表后，交由采购组，他们会联络供应商确保产品符合监管要求，卫生纸到你手上，最快也要180天。

你或许觉得很荒谬，只不过是一包卫生纸，为什么要这么久？事实上，一般企业在没有生产力的工作上，耗费的时间与精力，超乎我们想像。

最常见的红绿灯，是塞车的罪魁祸首？

《组织再进化：最佳化公司体制和员工效率的双赢提案》作者亚伦．迪格南（Aaron Dignan）解释，企业极少留意或反思组织架构或规则，遇到问题，就会先求助过去的做法，像是一套制定好、不可更动的系统，规则层层叠叠的结果，造就了买支笔也要填采购单的文化。

另一个例子是红绿灯，当眼前出现两条交叉的路，怎么做可以不同方向的来车通行？最常见的道路设计是红绿灯，驾驶依据红灯停、绿灯行的规则采取行动。还有另一种方式是圆环，车子开进连结4个方向的共享圆形车道，驾驶自行判断何时该通过。

差别在哪里？红绿灯不需要花脑筋，乖乖照指示做就好；圆环靠的是驾驶的判断，他必须专心开车。简单来说，红绿灯监控一切，圆环让大家自己看着办。

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在美国，圆环相当罕见，却造就较好的车流。相较红绿灯，圆环减少 75% 的车祸受伤率、减少 90% 的车祸致死率、减少 89% 的车流延迟率，就连维护费用也便宜逾 5000 美元（约港币3万9千元），更不用说停电时，圆环仍运作顺畅。

在企业里，组织的各种政策、流程、措施和常规也是如此，熟悉的工作方法不见得管用，但人们很难相信或尝试另一个做法，仿佛“常见”就是“理所当然”。

例行工作中，近半数不具价值

根据伦敦商学院（London Business School）教授盖瑞．哈默尔（Gary Hamel）的研究，美国劳工每周共花1000万小时执行例行事务（compliance activity），占工时 16%，但近半数的工作不具价值。近2515万名员工未发挥应有的效益，换算起来相当于虚耗5兆4000亿美元（约港币42兆元）。官僚体制的代价，就是庞大的组织负债。

迪格南认为，现代企业对官僚制度上瘾，即使事情迫在眉睫，仍坚持开会，或是对用词斤斤计较；凡事叫大家谨慎、理性，避免造成麻烦，又称为骨董组织。

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彼思曾因官僚文化陷入低潮，全员停工一天展开“便条日”

就连以创意闻名的动画公司彼思（Pixar），也曾因官僚制度在2013年陷入低潮。当时，公司的阶层文化日益明显，菜鸟不敢提意见、老鸟沉醉丰功伟业，时任软件工具部门副总监的吉多．克隆尼（Guido Quaroni）提议，全员停工一天，展开“便条日”。

这一天，没有会议、没有访客，1059名员工投入106个主题、171个计划案，大家随意参与任何提案，包含协助主管了解制作开支、让好点子俯首即是等，便条小组搜集各组建议，选出进度负责人，接下来数个月执行10几个点子。便条日的成绩大家有目共睹，睽违两年，彼思走出阴霾，推出《脑筋急转弯》，获得当年度的奥斯卡最佳动画片奖。

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3 个方式，把改变的权力交给员工

彼思的例子可以归纳为3个执行方向：

1. 由员工而不是管理者主导。

领导者要激励大家，带领大家面向未知，终极目标是“团队不再需要领导者”。比如说，海尔集团（Haier）执行长张瑞敏担心组织庞大到难以应变，将6万名员工改组为2000个“自主经营体”，由成员选出负责人，各自为损益状况负责。2016年收购奇异家电（GE Appliances）时，张瑞敏也将此套模式移植过去，奇异的营收终结连10年衰退，2017年成长6%。

2. 邀请抗拒的一方加入。

改变的风险很高，负责人容易因压力产生控制欲，这也是为什么变革通常都是由上往下推动的原因。一旦有人站出来提出变革的点子，最好也邀请肯质疑你的同伴。找出那个团队最喜欢吐露秘密的人、有新想法会分享的人、做事方法总是和他人不一样的人。

3.塑造安全感。

Google曾开启“亚里斯多德计划”，目的是找出打造杰出团队的方法，他们花数年研究几百个团队，发现两个共通点：其一是成员发言时间平均，其二是彼此能直觉猜到他人想法。这两个特质都与心理安全感（psychological safety）相关，当团队相信彼此，就能携手承担风险；没有安全，就无法信任，也无法冒险，更不用说发挥潜能。

迪格南建议从开会“报到”着手，会议开始前，请每个人回答报到问题，例如，你上周末做了甚么？你今天的心情是甚么颜色？等与会议无关的问题。一个好处是培养团队专心的仪式，更重要的是，创建起人人都有发言权的习惯。

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迪格南指出，组织变革没有一套模板，关键在于让每个人持续参与改变，打破团队原有的习惯认知，人人都有权引导公司方向，当公司如同圆环，可以自行运转，长官不必再给员工任何指示；员工也不用再层层上报，创造出自由、负责的公司文化，保持弹性、去中心化的特质，改善团队的作业系统，就能成为进化型组织（evolutionary organization）。

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