【自我管理】为开会而开会、唔熄咪　7个视像会议时不应犯的错误

新冠肺炎令不少打工仔公司推行员工在家工作（work from home），连带打工仔进行视像会议的机会亦增加。
在过去的几星期中，不少打工仔因为在家工作而需要使用Zoom等网上会议工具。不过，不少人指，网上会议浪费时间兼低效率。如果你想提升网上会议的效能，不妨看看自己或同事有没有犯以下7个错处。

为了令公司在新型肺炎疫情下维持正常运作，不少企业都会使用视像会议工具开会。不过，刚开始使用Zoom等工具时，打工仔可能会觉得不适应，甚至有一些错漏百出的情况出现，例如忘记关咪等，导致开会效率大降。

7个视像会议时不应犯的错误：（按图了解）

1.【没有议程】

视像会议很容易脱离话题或持续太长时间，令与会者感到失去焦点或魂游太虚。因此，在开始会议之前，一定要先制订清晰的议程，令大家都明白当天开会的目的并保持进度。

在会议期间可以将议程以点列方式放在屏幕上，有助于组织会议内容以及预计开会花费的时间。

2.【缺少程序】

如果会议没有设定轮流发言的流程，那么大家很容易在无意间不断打断对方的说话，破坏会议的进行。

试想一想，如果开会时你一句，我一句回答问题或是评论，简单一个议题可能要花很长时间才有结论。制定团队成员参与的流程，由主持人指挥，让团队成员举手说话，确保所有人保持专注。

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3.【没有重点】

其中一个最令人无言的网上会议，就是集合了一众团队成员，但谈论的话题是绝对可以用电邮取代，或是大部分内容都与大多与会者无关。

在决定开会之前，应先了解不同员工负责的工作范围，如果当天讨论的重点与他无关，便不用请他加入会议，可选用直接通话或电邮等方式解决。如果某个主题需要大量讨论和计划，那么绝对可以进行网上会议。但是，如果只是确认某件事的情况，那么用电话、WhatsApp、电邮交代是完全可以接受的。

4.【环境嘈吵】

一些有小孩的打工仔在家工作时，很多时候都会被孩子打断工作。香港人屋细细，要找到一个理想的工作空间有一定难度。

不过，理想的环境对有效率的视像会议非常重要，当中包括安静和明亮的地方，令打工仔可以集中精神工作，避免错过通话的重点或重要的问题。如果客厅和睡房都被“占领”，厕所可能会是一个好选择。

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5.【多工处理】

在视像通话时，很容易分心处理其他事情，如检查电话、回复电邮等，这些事情容易处理，而且不耗时，不过，在那短短几秒至几分钟之间，你的注意力完全转移开去，有机会错过会议的重点，影响团队的进度。

6.【一直开咪】

不说话时保持麦克风开启会分散其他与会者的注意力，尤其是当每个人都在同时讲话。你可能以为自己打电话时没有背景杂音，但是麦克风收音能力很高，在很多情况下，别人会听到来自不同背景的杂音，令人非常烦躁。

7.【不投入】

有些人在视像会议时总是完全不在状态，双目呆滞，又不会提出问题及发表意见，令与会者及发言者感到不受尊重。

如果你想增加投入度，可以尝试在开会的过程中抄写笔记，方便在之后的讨论作参考，以及提醒自己讨论的重点和问题。

（资料来源：Ladders）

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