【职场技巧】语音讯息讲公事　嘥时间兼冇保障　3招逼佢电邮讨论

自从不少通讯软件如Whatsapp、facebook Messager、Kakao等，有语音讯息的功能后，造就成不少“录音怪”，一句：“好！”、“无问题”都录音，又或者根本未想好自己要表达的内容，就连思考途中的呼吸声及语塞静默都录在语音档中迫对方听，这会是多浪费时间！除了语音讯息，有时其他部门的同事或客户打电话来，抛出一大堆毫无归类的资讯，令接收者非常混乱，这时真的好想大叫一句：“打字啦！”

相信不少工作繁忙的打工仔都不知不觉患上了电话恐惧症，不想已计划好的工作流程被一通电话所打乱。对有计划、有效率及已准备好一切的人来说，打电话当然是最快捷直接的做法，但并不是每个人都对每个议题内容都了解详尽及有条理掌握细节，故在口头沟通上难免会造成不少接收上的错误，所以还是有白纸黑字的总结及凭证会比较清晰，对双方都有保障。

以下会教大家三句有礼地邀请对方以文字沟通的方法，不妨学来一用！

1. 需加入更多人作讨论

当你想说：

你收线后，我甚么都会忘掉的，email给我吧！

虽然你可以在通话中途以纸笔记下重点，但那些鬼画符般的字体，你最后又会记得多少？可能10个重点之中，只有5至6项成功传递到你的脑海中，而其他的要点却模糊不清。有email等文字指示的话，一定会清晰得多，稍一为迷失，都可以参考文字指引，减少浪费时间的机会。所以仍有那么多人用email就是这个原因，就算你有将保存那通话的录音档，但每次翻查都得重新听一片，实在令人却步。

你可以这样说：

不好意思，如果可以的话，我想以email来开始这个对话，因为我之后可以有纪录作参照，而其他相关及有需要的同事亦可以loop in﹙加入email讨论﹚。如果之后还有需要电话讨论，我们可以约个时间谈谈，谢谢！

2. 方便仔细跟进

当你想说：

其实我常常都很怕你问的问题，我根本就不知道答案……不如你写下来。

有时通电话令大感压力之处，是因为它是实时的，现场进行，不让你有思考空间。当对方问到你不懂回答的问题，顿时大感尴尬或锐气大挫。为免支吾其词有损形象，其实可以大方告诉对方你需要多一点时间了解，然后以电邮方式回复他们。

你可以这样说：

我想好好准备你所需的资讯，你介不介意以email列出你的问题？我会以email回复，若有需要，我们再以电话讨论其余内容吧，谢谢。

3. 没空对话

当你想说：

呀……我真的很讨厌与人对话！

说实话，有谁喜欢听电话或听连续的语音档轰炸？一天之中，我们已经要开会、与同事和上司交待工作事宜，只想有些集中安静工作的时刻，却还要花时间来听一些长篇大论及重点欠奉的对话，有时真的觉得很烦燥。

这时你可以让对方知道你正在忙于处理正在跟进的事项，当你比较闲一点时，再以文字形式来回复他。

你可以这样说：

对不起，我正处理一个重要的项目，暂时未能抽空。你方便以email摘下你想谈及的要点，然后发给我吗？我会以email回复你并加以意见。之后，如果你还有需要于电话沟通，我可以在完成这项目后，与你再安排时间谈谈。

电话有其用处

这些回应，最后都提供让对方在必要时以电话方式沟通的选项，因为有时一通电话真的比来回10次的email来得直接。有时某些讨论确实需要对方即时回应或在场人士给予即时的意见，另外，电话沟通技巧其实都是工作的重要技能之一，尤其是需要对客人的工作，如售货员、客户服务员。

当然，某些情况就是email比较对自己有保障及方便，这些情况就不妨试试用以上几句回应来解救吧！

﹙资料参考：The Muse﹚

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